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知財渉外にて

2008年3月~2014年9月までの間、知財渉外ネタを中心に書いてきました。

できたこととできていないこと

ゴール設定を振り返る

3月にスピードハック研究会を始めたときのゴール設定では、「資料を探さなくてもすぐに取り出せる状態になっている」ということを掲げた。色々なことを一度に始めたこともあって、こちらのゴールを意識することが多くなかった(毎日日記に掲げていたにもかかわらず)ため、達成度は心許ない。とはいえ、3ヶ月経ったので、状況を整理しておこうと思う。

ゴール設定のときに、探し物をしなくても良いとか、色々用語を考えた挙句、どうとでも取れるような「資料」という用語を選んだのだけれど、ここまで走って来て思うことには、この「資料」には、「情報」と「実体のあるモノ」の両方が含まれる、ということ。そして、ゴールを設定した時点の私の状態というのは、そのどちらも整理の状態がカオスになっていて、必要になるたびに再度探す、それを延々繰り返す、というていたらくだった。

情報を探さなくても取り出せるシステム作り

そこで、まず手をつけたのは、「情報」の方。日々の流れを整えて、受け皿をつくり、探さなくても取り出せるシステムを作る、ということ。

Evernoteの利用

具体的には、必要になる都度何度も同じ検索を実行するのを辞めて、有用そうな情報を見つけたらEvernoteにクリッピングする、クリッピングしたものは、翌日のレビュー時間にInBoxを整理することで確認し、適切なノートブックに入れる。そのとき実行しているプロジェクトの関連資料は、それ用のノートブックを用意してそこに固める、終了したらノートブックは開放してアーカイブに回す(といってもまだ日が浅いのでそこまでやったものは余りない。ノートブックに替えてタグを着けているという方が多いので、そうするのがいいのかもしれないが、なにしろタグがまったく使えるような状態になっていない)。

メールで届いた情報も、コピーしてEvernoteのノートにしてしまい、添付ファイルはGoogleドライブにそのまま入れておいて自宅PCからEvernoteに貼り付ける。

必要になったときにはまずEvernoteを見に行く。まだまだ数が少ないのでどこに格納したか覚えていることもあるし、そうでないときもピンポイントの用語で検索できる。Evernoteだけ見るのでは足らなかったり見にくかったりすることもあるのだが、それだけ見なければいけないわけでもないので、必要に応じてノートから元のサイトを見に行ったりしている。

参照資料はカレンダーへ集約

また、会議の案内、地図、経路検索などの参照資料は、カレンダーの予定の説明に集約し、そこから地図は呼び出して見られるように。出張時に紙を印刷して持ち歩かないようにしている。これは練習中で、iPhoneの地図を見ながら歩くというのがどうにも慣れなくて、迷うこといっぱい、なんだけれども、おそらく時間の問題だろうとは思っている(一番困るのが駅を出るときで、どの出口から出たらいいのかの案内がないため、表に出るまでにウロウロしてしまう)。

フローの情報からストックの情報へ

こうした流れが概ね起動に乗ったので、現在進行中のプロジェクトについては、「情報」についての探し物は圧倒的に少なくなってずいぶん快適に行動できるようになった。

これは、言うなればフローの情報の取り扱いの話である。これまで蓄積して来たストックの情報についても同様の動きができるようになれば、快適さは一挙に増すし、ほぼ探し物はしなくて済むようになるのだが、それには少なくとも自室にある紙の状態の「情報」たちを取り込む必要があり、ここから書籍を除くとしても、なんとも気が遠くなるような道のりである。よってここはどのようにするかも含めてまだ手付かずのまま。

実体のあるモノ

一方で、「実体のあるモノ」については、物理的な存在があるために、その居場所を確保してケアをしなくてはならず、これを「情報」と同様にフローだけ抜き出してシステムを作るということが難しい。ストックの上に暮らしているということになるのだろう。

とはいえ、いつのまにかストックの下の方はよく見えなくなってしまい、上澄みだけで暮らしているような気もしないでもなく、だから頻度の低いものは出てこないし、失せものはなかなか見つからない(1ヶ月以上前に自宅でなくした腕時計が未だに出てこず、スマホで代用している)。

こちらについては、断捨離の手順のように、手をつける一角を決めて順々に粛々とやっていき、システムを作り上げる、そしてメンテナンスをする、という気の遠くなるような大きなプロジェクトにならざるを得ず、少しも進められていない。プロジェクトに使える一日の時間って、最大でも3時間程度で、うっかり残業するとすぐに吹き飛ぶし、読んでおきたい文献とか書かねばならない原稿とかを抱えているとしばらくそれにかかり切りになってしまう。ひとまず現在抱えている原稿を6月半ばまでに上げないことにはなにも取りかかれない現状なのである。

プロジェクトの待ち行列

そして、このゴールとは別に、システムとして動かしたいプロジェクトはあといくつかあって、待ち行列に並んでいるところ。決してSomedayプロジェクトではないと信じたいんだけど、扱いがどうもそうなっているなぁ。。。