机の整理

私は自宅の片付けとか整理整頓とか掃除とかがとんと苦手で、整理収納アドバイスとか家事代行サービスとかプロの手を借りていろいろ改善を試みている最中。まあこれは別のところで書くとして。要するに、ものがあふれていてどこに何があるのか管理し切れていない状態なのだ。

しかし、これがオフィスの机となると話は別で、完全にコントロール下にあると思う。これはきっと初職の時に指導についてくれた先輩の指導のたまもので、感謝。よくあるアドバイスで、作業能率を上げるために、処理中のものは机上の未処理トレーに入れたり、ファイルに入れて机上に立てておくというのがあるし、筆記具もいちいち引き出しを開けて出す手間をかけるのではなくしょっちゅう使うものはペン立てにでも立てて机上のすぐ手の届くところに出しておく、というのがある。

実際、多くの同僚の机を見ると、トレイやらブックエンドに挟まれた書類やら書籍やらで机の半分が埋まっていて、あとの半分がモニタとキーボードで占領されている。で、さらに両側に書類の山がうずたかく積まれている、なんていう光景も珍しくない。

でも、私はこの「机の上に何でも置かれている」状態が我慢ならない。帰るときには机上は何もない状態にしてから帰りたい。今はパソコンがなくては仕事にならないし、都合でデスクトップ型を使っているから、電話の他に、ディスプレイ・キーボード・スリム筐体の本体はどけるわけにはいかないにしても、その他のものは全部撤去したいわけ。

綺麗な状態が気持ちがよいというのはもちろんだが、実際仕事をするときも、まだまだ書類をいくつも広げて検討しながらということが多いので、机の上が狭いとやりにくいのだ。書類の山の上に処理中の書類を広げていたのでは見にくいし、書類同士が混ざってしまう危険もある。

では、未処理案件はどうしているかといえば、案件別にクリアファイルに入れて、引き出しの中段にスタックしている。毎朝全部取り出して、ざっと中身を見て、処理すべきものを見定めたり、不要になったものを処分したり、ストック用のファイルに綴じたりする。引き出しが一杯になるようでは、未処理案件が多すぎるか、リファレンスでストック書類をいっしょに未処理に入れてしまっているかどちらかだから、あふれて困るようなことはない。

で、この未処理案件のクリアファイルの整理で、先般読んだ「仕組み整理術」の中に、クリアファイルには表紙をつけるというTipsがあって、なるほど、と思い実行している。

「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法

表紙といっても簡単で、デスクトップに「表紙.doc」というワードファイルをおいておき、新しい案件が発生したら、そのファイルを開いて作業開始年月日（090118）と、案件名を３６ポイントで入力し、印刷して、ファイルの先頭に挟んでおく、というものだ。クリアファイルだから、何の案件が入っているのか見れば大体わかるのだが、それでも一瞬何の案件か不明なファイルがあって、？？となり、ファイルの中の書類を出して眺め、思い出してついそのままその仕事にかかってしまう、などということがあった。表紙を入れておくことで、一瞬にして何のファイルかわかるので、ぐっと無駄な時間が減ったし、案件の一覧性も上がったと思う。