絶賛引き継ぎ中の知財渉外業務でございます。
日本の会社から特許の侵害警告というのは、代理人を介さずに特許権者である会社の知財部門長名で飛んでくることが多い。（宛名は大抵社長で、そのせいで社内をたらい回しにあったりすることもそれなりにあるのだが、それはひとまず置いておく。）こちらも担当部門の長の名前で応答する。
名宛人のバランスっていうのもあるので、よく分からないから、とか、安全を見て、とかで弁護士さんを代理人に立てたりすると、それだけで好戦的というかやる気に見えてしまう効果があるので、特に受け側の場合にこのような「引き上げ」を行うことはまずない。書面のやりとりが続いて膠着してきた場合に、特許権者側が『次は訴訟に行きますよ』という念を込めて、途中から代理人を立ててくることはある。
ちなみに、このような話を上司としていたところ、表に出すかどうかは別の問題で、草案を弁護士さんに作ってもらう、ということはしませんか？と尋ねられたことがある。その発想はなかったので驚いたが、自分で書面応答の運び方に自信がなければ、それもありだろうとは思う。
さて、このようなケースの場合、回答の文面は担当が考えることになる。その際のコツというか基本姿勢のようなことを覚書を兼ねて挙げておこうと思う。
(1)最も気をつけるべきは、一にも二にも『言い過ぎない』ということ。
警告書面というのは、大抵居丈高で、根拠に乏しく、言いがかりのように見える(笑)。これを読んでいると、自分としては、反論したくなることが山ほど出てきて止まらない、というのがよくあるケース。それがどんなに正当だと(自分で)思ったとしても、それを出すタイミングというのは、最も効果的なときに出さなくてはもったいない。争点は選ばないと、百花繚乱的に出したところで話が発散するだけで、自分の気持ちは収まるかもしれないが、百害あって一利なし。
争点を絞って、今回の回答では、この点だけを言うことにしよう、と決めてからも、それを巡って考えたことをつい懇切丁寧に解説したり聞かれてもいないのに理由付けを一生懸命並べたくなったりするが、これも禁物。言葉を尽くせば尽くすほど、言質を取られるポイントが増え、知らずに自分に落とし穴を掘ったりすることになる。
『分からないので説明してください』といいたいのなら、分からない箇所と依頼の文言だけ書けばよい。自分がこう考えたとかああ考えたとかは一切不要。ああでも、少し上級テクニック(笑)としては、自分が持って行きたい方向へ相手を誘導するために、あえてそれっぽいことを書くことはある。でも下手にやるとやぶ蛇。
(2)用語の選び方の基本は『オウム返し』
相手が言ってきたことについて言及するのであれば、通常の業界用語や社内用語に言い替えるのではなくて、その文言そのものをオウム返しにして使いましょう。言い替えたことが誤解に繋がったり、相手を刺激してしまったりすることもある。また、この言い替えがこちらの解釈だと主張されて不利になる、言質を取られることにつながることもある。余分なリスクは取らないのが吉。
相手が『説明資料』と言っているなら、わざわざこちらからこれを「クレームチャート」に言い替える必要はない。実態はクレームチャートだとしても、当事者間で定義付けがすんでいるのだから。
この原則を徹底して守るためには、複数回のやりとりをしているときに、直前の相手書面だけを見て回答を起案してはならない。今回初めての用語だと思っていたら、実は印象に残っていないだけで前々回登場していた、なんてこともある。全てのやりとりを並べてじっくり眺めて用語選びは慎重に。
(3)回答を作る前にシナリオ作りは必須
もちろん、この回答だけを見ていたらまずいので、これを出したら相手はこう答えてくるだろうから、それに対してこちらはこうかぶせて、すると、その次はこの争点を持ち出してくる可能性が高いから、云々、とせめて数往復分くらいは3本くらいのシナリオを立てておきたいところ。
このようにシナリオをつくっておけば、(1)で言うようなあれもこれもを盛り込むという愚は犯さないようにしやすい。
(4)相手が意味不明な回答をしてきたら
会社間だとけっこう担当のレベルにばらつきがあるので、何が言いたいかさっぱりわからない文面が飛んでくることはわりとよくある。正直を言えば、ゲームのルールをわきまえずにプレイするプレイヤーとは勝負をする気にならないところだが(なんか偉そうだなぁ）、意味不明です、と返したところで何も前進しない。
不明瞭記載があるということは、たいていの場合、二重三重に意味が取れるということで、そのなかにこちらに有利な解釈が転がっていることもよくあるわけ。だから、意味が不明な文面が来たら逆にチャンスで、これをいかに自分に有利なことを言ってもらったと(強引に)結論づけて、相手に前言撤回絶対させないように追い込むことを考える。
逆に、自分が不明瞭記載をしてしまうと、同じように追い込まれる危険が高いので、意味不明になっていないかは二重三重にチェックすること。
と、ここまで書いていたら、なんだか自分がすごい汚い大人に思えてきた・・・。土曜の夜、しかもクリスマスに書く文章じゃないな(苦笑)。
