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知財渉外にて

2008年3月~2014年9月までの間、知財渉外ネタを中心に書いてきました。

カレンダーが3つ

※最近、とある原稿書きに追われていて、ブログのエントリまで手が回りません。。雑記でない執筆系は1日1つが限界っぽい。

さて、予定の管理をどうするのか、という話題はときどき盛り上がるものの1つだけれども、私自身の現在のやりかたについてまとめておく。スケジューラは、現在3つ使っていて、

(1)アクションプランナー
(2)サイボウズガルーン
(3)Googleカレンダー

(1)については、これまで何度か書いているけれど、もう7〜8年?使っているアナログの手帳で、1週間見開きヴァーティカルタイプ。

(2)は、会社で使っているグループウェア。会議の予定など、社内で共有すべき予定が中心で、会議室の設備予約と連動するため、主催者から入れられる予定になるし、自分の予定をここにきっちり入れて、周りから空き時間が分かるようにしておく必要がある。

(3)は、以前はプライベートの予定や家族共有のためだけに使っていたのだけれど、タスク管理を始めてから時間割を作るために使い出し、今ではルーチンタスクの時間や移動時間も全部ここに入れるようにしている、メインのスケジューラである。このカレンダー上に入っていないのはプロジェクトスロットだけ。

スケジューラ3つの運用状態を見直す

スマートフォンからGoogleカレンダー(3)が閲覧も入力もできるようになって久しいので、アナログの手帳(1)は要らないかとも思ったのだけれど、決めかねてずるずる全部使っていると言う状態が続いていたのがここ数年。

あまりきちんと考えてこなかったので、3つのカレンダーが完全に同期されていなくて、こっちには入っているけれどあっちに入っていない、予定が流入してくる場で開くスケジューラによってそこに予定があるかどうかが見えたり見えなかったりするということが頻発し、ダブルブッキングが起こったりして地味にストレスになっていた。

そこで、この際、アナログの廃止も含めて、どう管理するかをきっちり考えることにした。

見直しの結果、完全同期で3つを運用

結果、結論としては、全部残す、但し、完全に同期するシステムも導入して、ストレスフリーにする。

3つ並行する&完全同期する理由

(2)のグループウェアは、社内共有上登録が必須で止められないし、ここに全ての予定が入っていて、空き時間には会議等の予定を入れてもらって構わない、と公言しておくと、いちいち予定を確認されなくなるので、周りも自分も幸せ。だから、出張や外出の予定は、前後の移動時間もきっちり入れておく。

予定が入ってくるパターン

予定の流入バリエーションとして、(2)グループウェアに直接来るものの他、電話や打合せ、面談などの席上で口頭で入って来るパターン、メールで入って来るパターン、学校予定や演奏会チケットのように書類で入って来るパターンが考えられる。

口頭流入予定をデジタル入力するのが難しい

このうち、口頭流入の予定を直接Googleカレンダーにその場で入力すると、これまでの経験上、アナログより時間がかかり、かつ、失敗する可能性がある(別の日や時間に入れてしまう等)。そして、口頭だからこそ、その予定の根拠になる証憑類がないので、本当にそこに予定が存在するのかとても不安になることがある。まあこれは、私がスマホでの入力になれていないせいも大きいのだけれど、その場でカレンダーを立ち上げて、うまくその時間帯をタップしてさらに入力する、というのはそれだけでストレスフルなのだ。

アナログの有利さ

口頭流入の場合が一定量あることを考えると、アナログのスケジューラはあった方がよい、という結論になった。その場で手帳を開いて記入すればすぐに済むし、日付や時間の取り違えもほぼ起こらない。ついでにどういう経緯でその予定が入ったかもメモすることも造作ない。

今後の運用方法

ということで、残すと決めてからのやり方としては、
(a)予定が入ってきたら、まず、アナログの手帳に書く。そして、同期前という印をつけておく。これは、どんな手段で流入してくる場合も(グループウェアに直接の場合でも)、まず手帳に書くのを原則とする。そして、月次の一覧(Project at a glance)の方に、未同期の予定が入った日に印をつけておく。

(b)毎朝始業前にカレンダー同期の時間を作り、手帳の月次一覧をまずチェックする。未同期マークが入っている場合は、その日のページを見に行って、Googleカレンダーとグループウェアに同じ予定を入れる。同期が済んだら、手帳の未同期マークにチェックマークを入れる。

非公開予定の活用も

なお、グループウェアでのプライベートの予定の取り扱いは、平日夜については移動時間を含めて非公開予定として登録しておく。こうすることで、定時後に会議を入れられたり、相談に来られたりということを避けることができる。グループウェアは、周囲に知ってもらいたいことを入れておく場所、という位置づけなので、それに必要十分な程度で。なので、週末の予定は入れないし、有休のときもその旨の表示のみ。

ストレスフリーなスケジューラ運用

と、こんな感じで完全同期することを旨として動き出してみたら、安心感がぐっと増してストレスが激減した。もっと早くするんだった。とはいえ、初回の同期には相当の時間がかかりました。同期ってでもそういうものだよね。

こんな感じで、しばらくは行きそうです。